Reinigungsplan fürs Büro – die Checkliste

Die meisten Konflikte in Reinigungsverträgen entstehen nicht aus schlechter Arbeit, sondern aus unterschiedlichen Erwartungen. Ein schriftliches Leistungsverzeichnis beendet die Diskussion, bevor sie anfängt. Hier ist die Vorlage.

Warum ein Plan mehr wert ist als Vertrauen

„Das Büro wird gereinigt“ ist keine Leistungsbeschreibung. Für den Auftraggeber heißt das oft: alles, was sichtbar ist. Für die Reinigungskraft: die vereinbarten Tätigkeiten in der vereinbarten Zeit. Beide haben recht – und beide sind unzufrieden.

Ein Leistungsverzeichnis löst das, weil es drei Fragen schriftlich beantwortet: Was wird gemacht, wo, und wie oft. Alles, was nicht drinsteht, ist Zusatzleistung – und das ist für beide Seiten fair.

Täglich

Diese Aufgaben fallen an jedem Reinigungstag an. Bei kleineren Büros bedeutet „täglich“ oft zwei- oder dreimal pro Woche – der Umfang bleibt gleich, nur die Frequenz ändert sich.

Papierkörbe leeren, Müll getrennt entsorgen, Beutel wechseln
Schreibtischoberflächen abwischen, soweit frei geräumt
Böden saugen bzw. feucht wischen in Verkehrswegen und Büros
Sanitärräume: WC, Urinal, Waschbecken, Armaturen reinigen und desinfizieren
Verbrauchsmaterial auffüllen: Seife, Papierhandtücher, Toilettenpapier
Küche/Teeküche: Spüle, Arbeitsfläche, Außenseiten der Geräte
Griffe, Lichtschalter und Türklinken desinfizierend abwischen
Spiegel und Glasflächen im Sanitärbereich

Wöchentlich

Böden komplett nass wischen, auch unter beweglichem Mobiliar
Staubwischen: Ablagen, Fensterbänke, Sideboards, Aktenschränke bis Griffhöhe
Türblätter und Zargen abwischen
Fußleisten reinigen
Aufzugkabine und Treppenhaus feucht reinigen
Kühlschrank außen, Mikrowelle innen
Eingangsbereich und Schmutzfangmatten gründlich

Monatlich

Staubwischen oberhalb Griffhöhe: Schranktüren, Regaloberkanten, Bilderrahmen
Heizkörper inklusive Zwischenräume
Glastüren und Trennwände beidseitig
Stuhlrollen und Stuhlfüße
Kühlschrank innen (nach Ankündigung an die Belegschaft)
Lüftungsgitter absaugen

Quartalsweise bis jährlich

Glasreinigung innen und außen – im Büro üblicherweise 4–6× pro Jahr
Grundreinigung der Böden inklusive Neubeschichtung bei Hartböden – 1× jährlich
Teppichreinigung mit Sprühextraktion – 1× jährlich, in Besprechungsräumen öfter
Polsterreinigung von Büro- und Konferenzstühlen – 1× jährlich
Leuchtenreinigung und Deckenelemente – 1× jährlich
Jalousien und Vorhänge – nach Bedarf

Was ausdrücklich nicht dazugehört

Diese Punkte gehören ins Verzeichnis, damit klar ist, dass sie nicht Teil der Unterhaltsreinigung sind:

Aufräumen und Sortieren persönlicher Gegenstände
Spülen von privatem Geschirr
Reinigung von Bildschirmen und Tastaturen (Haftungsfrage – auf Wunsch separat vereinbaren)
Aktenvernichtung
Pflanzenpflege
Schneeräumen und Streuen (eigener Vertrag, siehe Winterdienst)

Drei Punkte, die im Vertrag oft fehlen

Vertretungsregelung. Wer reinigt bei Urlaub und Krankheit? Ohne schriftliche Regelung fällt die Reinigung aus und Sie zahlen trotzdem. Sinnvoll: Vertretung ist Teil der Leistung, Einweisung durch die Objektleitung.

Qualitätskontrolle. Wie oft prüft jemand vom Dienstleister das Objekt, und bekommen Sie das Protokoll? Monatlich ist ein guter Rhythmus.

Reklamationsweg. An wen melden Sie eine Beanstandung, und in welcher Frist wird nachgereinigt? 24 bis 48 Stunden sind branchenüblich und sollten schriftlich stehen.

Wie viel Zeit realistisch ist

Als grobe Orientierung für Büroflächen mit normaler Ausstattung rechnet man in der Unterhaltsreinigung mit rund 200 bis 350 Quadratmetern pro Stunde – abhängig von Möblierung, Bodenbelag und Anteil Sanitärflächen. Wer Ihnen 600 Quadratmeter pro Stunde anbietet, kalkuliert entweder Positionen weg oder plant Überstunden ein, die niemand bezahlt.

Fazit

Nehmen Sie diese Liste, streichen Sie, was Sie nicht brauchen, ergänzen Sie Ihre Besonderheiten – und machen Sie das Ergebnis zum Anhang Ihres Reinigungsvertrags. Zehn Minuten Arbeit, die Ihnen jedes Jahr mehrere unangenehme Gespräche ersparen.